Próba podsumowania trójmiejskich administratorów

[ArtiFTD]

Witam.

Szukałem i w zasadzie nie znalazłem przeglądu, podsumowania czy oceny działania firm administrujących na naszym rynku. Proponuję więc podzielić się tu dla potomnych, by łatwiej było się poruszać w temacie zazwyczaj dla Zarządów nieznanym.

Jesteśmy młodym zarządem, który w zeszłym roku zaczął od wyboru i zmiany firmy administrującej. Przygotowaliśmy się do tego długo, tabele, analizy tego co jaka firma daje w abonamencie, porównania, godziny przeszukiwań internetu. Ostatecznie przygotowaliśmy przedstawienie czterech, na zebraniu wybraliśmy jedną, dostaliśmy umowę do oceny, nanieśliśmy poprawki i przez półtora miesiąca firma się nie odezwała. Gdy zostało nam kilka dni do wygaśnięcia umowy z poprzednim administratorem ruszyliśmy do wybrańca. Okazało się, że nie chce przyjąć jednego z naszych zapisów w umowie (zupełnie dla nas naturalnego) i szybką uchwałą zmieniliśmy wybrańca na drugą pod względem ilości głosów, w sumie faworyta wielu jak się później okazało - firmę Veidik. I zaczęły się schody. Administratorka przez sześć miesięcy w zasadzie nic nie zrobiła, już pierwszego miesiąca mogliśmy wyczytać w korespondencji, że sprzątania (którego w zasadzie wcale nie było) lepszego nie będzie za tak śmieszną stawkę(!). Po trzech miesiącach walki wybraliśmy się po raz kolejny do szefa firmy, tym razem z wydrukowaną korespondencją posortowaną na wątki, w sumie kilkadziesiąt stron(!). Usłyszeliśmy, że na pewno nie jest to aż tak poważne jak przedstawiamy, choć faktycznie argumenty wydają się zasadne itd. itd. itd. Zarządaliśmy zmiany osoby administratora. Uważaliśmy, że przy tak konkretnych argumentach cokolwiek się zmieni. Kolejne dwa miesiące i nic. W rozmowach słuchaliśmy tej samej śpiewki, że firma ma swoje tempo, że pracownicy są doświadczeni i że on (szef) nie rozumie naszego podenerwowania, przecież mamy najlepszego pracownika firmy i on ma do niego pełne zaufanie, więc nie kontroluje, jak ten pracownik pracuje...
W końcu stanęło, że osoba zostanie zmieniona, co też nastąpiło. Nowa osoba w spadku dostała wiele spraw niezałatwionych przez ostatnie pół roku (od najprostszych, czyli uchwał do realizacji typu naprawy dachu itp, których nie da się już zrobić w zimie), po poważniejsze, np. przegapione terminy (za poprzedniego administratora) przeglądów rocznych czy pięcioletnich.
Teraz stan jest taki, że administratorka próbuje związać koniec z końcem, my ciągle musimy pamiętać o dziesiątkach spraw zaległych bądź odkrywać nowe (np. dłużnicy na prawie 20.ooo nie zostali uchwyceni przy przejęciu przez firmę, dopiero na nasz alarm podjęto kroki, i to dopiero jak zajęła się tym druga osoba), i co spotkanie czujemy się jak saper, który rozbraja nieznaną mu bombę.


Podsumowując:
- księgowość działa ok, ale gdyby nie działała, to już niewiele by zostało z firmy;
- w szefie nie można znaleźć oparcia przy reklamacjach pracy administratora. W kontakcie sprawia wrażenie bardzo rzeczowej i sympatycznej osoby, ale już przy konkretach dotyczących jego firmy (skargi na pracę) słyszy się wyuczonych zmiękczających temat formułek (chyba, że faktycznie uważa on, że jego firma ma najwyższe standardy, ale to by znaczyło, że nie zdaje sobie sprawy, jak to wygląda oddolnie)...
- kontakt telefoniczny czy osobisty - bardzo dobry
- kontakt mailowy dobry i bardzo dobry, ale zdarza się, że maile giną bądź wracają z adnotacją, że skrzynka odbiorcy jest pełna. Mają jakiś problem na serwerze, ale podejrzewam, że to kwestia czasu, kiedy to naprawią. Inna sprawa, że przesłanie odesłanego maila (czyli dowód, że ich serwer odpowiedział, że skrzynka jest pełna) do szefa firmy kończy się zwrotem "Skrzynka jest sprawna, sprawdziłem właśnie i wszystko działa". Jeśli się tak podchodzi to nic się nie poprawi, przecież wszystko działa...
- zakres usług - szeroki, ale są i kwiatki. Pogotowie techniczne w umowie, to jeden pan, który najpierw się pyta gdzie jest awaria, a jeśli w mieszkaniu to odpowiada, że tego umowa nie obejmuje i koniec pracy PT. My rozumieliśmy PT jako usługę przyjeżdżającą zawsze, robiącą co można by usunąć awarię a potem pytającą "czyje co je" i wystawiającą rachunek. Po pierwszym incydencie wypisaliśmy się z tej opcji i mamy firmę niezależną. System elektronicznego dostępu nie do końca uruchomiony, działają tylko podstawowe funkcje, inne (obiecywane od rozmów przed podpisaniem umowy) ciągle nieaktywne...
- konserwacja bieżąca. Na pewno zależy od człowieka na jakiego się trafi, ale każdy z pracujących ludzi tworzy poziom firmy. My nie mieliśmy szczęścia i od czerwca zeszłego roku mamy ciągle nie naprawione sprawy, nawet jeśli przypominamy i palcem wskazujemy co. A z założenia konserwator to osoba, która dokonuje przeglądu i drobnych napraw samodzielnie... U nas to tak nie działa, choć co miesiąc wystawiana jest faktura...
- osoba administratora, podobnie jak i konserwatora, zależy jak się trafi. Trafiliśmy tak, że trudno sobie wyobrazić by mogło być gorzej (drobna próbka powyżej). Teraz jest dobrze, choć osoba ta, przez to że (w naszej opinii) jest dobra, ma wiele WM (kilka razy więcej niż inne osoby, które sobie nie radzą), co oczywiście przekłada się na wpadki typu przeoczenie terminu czy brak reakcji. Ale jak napisałem jesteśmy zadowoleni, bo powoli idziemy do przodu;
- nie widzimy pracy w jakiś usystematyzowany sposób, tzn. planu na najbliższy miesiąc, rok, pięć lat... W zeszłym roku musieliśmy wymienić akumulatory i kosztowało nas to ponad 1.ooo zł. W naszej opinii, administrator powinien już mieć zapisane, że w 2019 roku w planie gospodarczym trzeba ująć wymianę akumulatorów. Póki co, my musimy pamiętać o kolejnej sprawie (czyli rozwiązać to we własnym zakresie kalendarzem w chmurze...).

Ostatecznie ogólnie jesteśmy niezadowoleni. Jedyne powody dlaczego nie myślimy o zmianie firmy, to podejrzenie, że inne firmy pracują w podobnym standardzie, a jeśli faktycznie tak jest tak, to cieszymy się, że nowa osoba poświęca nam sporo czasu by popychać zaległości do przodu (ale gdy sprawa trafia do innej osoby w firmie to albo przepada albo jest załatwiona na amatorskim poziomie).

I tu pytanie do Forumowiczów. Jak jest u Was? Kogo byście pochwalili a kogo nie polecicie?

Pozdrawiam
Artur

[Rychu]

Jakiej Wspólnoty Mieszkaniowej dotyczy ?

[ArtiFTD]

Powołanej w 2001 roku na bloku z lat osiemdziesiątych z pięćdziesięcioma lokalami w wieżowcu.

A o co konkretnie pytasz?

[Rychu]

Bardzo dobrze współpracuje się z tym zarządcą - zresztą w Waszych okolicach mają również bazy z zarządcami...

Rozliczenia finansowo-księgowe dotyczące indywidualnych kont mieszkańców Wspólnoty w www.e-kartoteka.pl. Każdy mieszkaniec może śledzić zmiany w opłatach, okresowe rozliczenia mediów i swoje konto oraz treści dokumentów generowanych przez Wspólnotę. Zarząd wspólnoty może wykonywać zbiorcze zestawienia bez wychodzenia z domu. Wykonują pełny zakres prac planistyczno-kontrolnych i konserwacyjno-remontowych.

Są elastyczni. Nie trzeba brać całego zakresu oferowanych usług - np takich które sam Zarząd jest w stanie wykonywać.

... i co najważniejsze - to nie jest firma "krzak"...

Próbowałeś już tutaj ?

[ArtiFTD]

Jaka jest definicja firmy 'krzak'?
Jest wiele niebezpieczeństw tak przy wyborze małej firmy jak i dużej firmy. Oczywiście są też plusy jednego i drugiego rozwiązania. My szukaliśmy firmy mając kilka kryteriów a jednym z nich był dostęp przez internet do swoich danych. Popatrzyłem na e-kartotekę (jak podpowiadasz), ale nie jest to tania usługa. Spodziewam się nawet, że niektórzy więksi uciekają z niej bo drogo. Gdybyśmy sami (jako WM) wzięli usługę z tym co mamy w pakiecie w Veidiku, to wychodzi trochę ponad 300 zł miesięcznie. Rocznie 3500 zł. To spory koszt, można za to wiele zrobić. Dlatego (domyślam się) niektóre firmy same stawiają swoje serwery i po roku, dwóch są do przodu.
Wracając do wątku. Firma to ludzie. Może być mała, może być duża, ale jeśli pracują tam ludzie kompetentni, którzy potrafią powiedzieć 'nie wiem, ale zaraz się dowiem', to jest to firma, której szukamy. Jeśli zaś pracują zaganiani ludzie, którzy podchodzą lekko do swoich obowiązków za które się im płaci to...

Przykład?
Przegląd gazowy/elektryczny/kominowy zawarty na wszystkie lokale. Przychodzi protokół i faktura bez 3/5/7 mieszkań a administrator... wypłaca kasę. Jemu się wszystko zgadza, nie zapłacił za nieprzejrzane lokale... Po trzech miesiącach dostając się do kwitów dostajemy piany, że sprawa stoi i dostajemy odpowiedź, że "przecież nigdy nie jest tak, że wszyscy są na miejscu", lub "że to się jeszcze zrobi"... KIEDY pytam się, jak protokół w teczce na półce a firma nie prowadzi jakiegoś kalendarza spraw załatwionych/niezałatwionych...
ehhh


Przeglądam fora dzielnic i osiedli, są raczeni nieprzychylne wpisy, ale jest to porozrzucane w wielu miejscach. Stąd taki wątek. Próba podsumowania, by następni mieli lżej a ci, co teraz decydują mieli (jakiś) ogląd tego, co na rynku.


Pozdrawiam.
Artur

[Rychu]

[ArtiFTD]

No to pod tą definicję podpada nasz administrator. Może tylko nie jest to firma, która powstała wczoraj... Tym bardziej jest to przykre, że i niemłode firmy pracują jak pracują.
Jak powiedziałeś - jesteśmy nimi otoczeni.

Popatrzymy w wolnej chwili na PGZN, ale to będzie wymagało przygotowań. Bo i jak sprawdzić administratora, czy jest rzetelny? Zapytać? Śmiechu warte, słuchaliśmy niejednej bajki Stąd pomysł na ten wątek.

A co do e-kartoteki. Fakt, zapędziłem się i przyjąłem, że sami będziemy ją prowadzić

Pozdrawiam
Artur

[Rychu]

Dobre biuro zarządzające wspólnotą! _ już od 2009 o tzw zarządcach "krzakach"

... czyli wątek na czasie z nazwami tzw zarządców nieruchomości

[Rychu]

Tytuł niniejszego wątku może być mylący "Próba podsumowania trójmiejskich administratorów" - nic tutaj nie ma o nieruchomościach. Może to wyglądać np na administratorów sieci komputerowej ...

... taka luźna uwaga...

[lucashammet]

Nasze dwie wspólnoty obecnie są administrowane przez Veidik. Wybraliśmy ich po wielu spotkaniach z różnymi firmami, spraw do załatwienia było mnóstwo - zostało trochę mniej. Ich poprzednicy zrobili maksymalny bałagan w papierach, przeglądy, rozliczenia etc. Prawda jest taka, że my jako zarząd staram się trzymać ich "krótko" i nie pozwalamy sobie na wszelkiego rodzaju dyskusje. I jak do tej pory jesteśmy zadowoleni.

[Rychu]

Veidik - do oceny

[Rychu]

Centrum Edukacji i Obsługi Nieruchomości - CEON Anna Mariola Kreja - do oceny

[Rychu]

Zarządca nieruchomości - zna ktoś dobrego zarządcę ?

O pracy niżej wymienionych trójmiejskich firm wypowiedzieliśmy
się w powyższym wątku:

Expert
Euroformat Rejon 7
Prestiż
Sensa Nieruchomości
Gestor
Patronat
Posesja
Tessa
Actum
Attyka
Agis
TED
Tempo
Gestia
Muskat&Wicher nieruchomości
Własny Kąt
Irenal
Emol
NDI-zarządzanie nieruchomościami
Młodzieżową Wspólnotę Mieszkaniową z Gdyni
Nasz Dom
Veidik
Arkada
Atrium
PHU PAZ
Zielone tablice
Wojtaś - obrót i zarząd nieruchomościami
P.U. Erta
P.Tutaj
Bałtycka Agencja Zarządzania Nieruchomościami - Balt-Dom
Nasza Wspólnota
MARKA
Bernecka.p
ABC Nieruchomości
ZBM Tutaj i wspólnicy
WESTA
DELTA
ADMINIS
ADMINISTRATOR s.j. A.J.Kamińscy

[CBGB2015]

Ja mogę dodać trochę z punktu widzenia firmy pracującej na rzecz wspólnot. Nie będę podawał czym się zajmujemy, ale powiedzmy, że niektórymi elementami krytycznymi budynków.

Większość administratorów nie reprezentuje żadnej nawet podstawowej wiedzy technicznej dotyczącej budynków, którymi administrują.
Pytania do nas o to jakie elementy znajdują się na budynku są na porządku dziennym.
Niestety oznacza to też często ignorancję ważnych przeglądów technicznych i napraw.
Dopuszczanie do pracy firm bez uprawnień, przeszkolenia ani jakiejkolwiek wiedzy jest normalne i robione świadomie (liczy się tylko cena). Tutaj niestety nie bez winy są zarządy wspólnot nie żądające dokumentów firm ani nie sprawdzające co dane firmy robią (a wystarczyłoby wyrywkowo kilka razy zjawić się podczas czynności).
Oczywiście zarządcy nie kontrolują w żaden sposób firm realizujących zlecenia.
Dochodzi nawet do tego, że mieliśmy przypadki administratorów (ludzi kompletnie bez pojęcia i jakiegokolwiek przygotowania), którzy sami wykonywali czynności (oczywiście kompletnie nieprawidłowo, a nawet szkodliwie dla obiektu) i w ten sposób "dorabiali" sobie.

Nie chcę tu pisać, którzy źli, a którzy dobrzy bo by można książkę napisać, a niektóre firmy przeginają do granic możliwości. Powiedzmy, że nie polecam firm na P, a najlepiej chyba wypadają firmy na A. Jak już było wcześniej dużo zależy od osoby administratora. Niestety mało jest dobrych i w większości mają już co robić.

Jeżeli komuś to pomoże to kilka porad:
1. wybierając administratora sprawdź czy mają jakąkolwiek podstawową wiedzę techniczną (wystarczy trochę poczytać np. o przeglądać technicznych i przepytać ich na spotkaniu). Nie ma co wymagać, ze będą wiedzieli coś o instalacjach, ale powinni wiedzieć kiedy i jakie przeglądy mają być wykonywane oraz jakie uprawnienia musi posiadać wykonawca.
2. żądaj podkładu w postaci regulacji prawnych pod każdą ich poradę, której nie jesteś pewien. Na większość spraw są jakieś regulacje, normy lub wytyczne z których można korzystać.
3. ZAWSZE żądaj uprawnień wykonawcy. Nie szefa firmy tylko osoby, która daną czynność wykonuje. Ona ma obowiązek je pokazać. Jak masz wątpliwości to szukaj w przepisach np. "Prawo Energetyczne", na stronach Urzędu Dozoru Technicznego lub Nadzoru Budowlanego. Administrator powinien takie dokumenty dostarczyć z ofertą. Firmy, które mają uprawnienia chętnie je pokazują.
4. Przeglądy i naprawy za 50-100zł to mit i najczęściej oszustwo.
5. Autoryzacje producentów w przeciwieństwo do uprawnień nie są obowiązkowe, ale często dają większą pewność fachowości wykonawcy.
6. Przy wyborze administratora warto sprawdzić czy w jego szeregach są ludzie techniczni (legitymujący się uprawnieniami lub wykształceniem technicznym) lub z uprawnieniami budowlanymi (tu plus dla Actum Gdynia).
7. Zanim się zaufa wykonawcy warto wziąć udział w niektórych czynnościach, pytać firmę co wykonuje, dlaczego, jak należy eksploatować urządzenia itp. Także warto weryfikować od kiedy firma istnieje i kogo obsługuje. Najlepiej wybierać tych wykonawców, którzy obsługują także przemysł ponieważ przemysł wymaga fachowości. Najgorsi są tacy, którzy mają tylko wspólnoty ponieważ są to najmniej weryfikujący klienci.
8. Żądanie przez administratora dokumentacji na początku współpracy to dobra oznaka.
9. Uwaga na administratorów związanych z deweloperami lub będącymi ich spółkami córkami. Warto sprawdzić w KRS. Bardzo często można ich dostać w "spadku" z nowym obiektem. Oczywiście nie będą chętni do ujawniania wad budynku.
10. Duży administrator nie oznacza niestety doświadczenia i szerokiej pomocy wielu specjalistów. Szczególnie trójmiejskie uważające się za "duże" firmy to jakaś porażka.
11. Pytaj o to nie ile administrator obsługuje obiektów (im więcej tym gorzej), ale jak długo obsługuje poszczególne obiekty (im dłużej tym lepiej).
12. Warto też sprawdzić od kiedy firma istnieje na rynku bo to często oznacza doświadczenie.

I na koniec nie ma co się bać samodzielnej administracji. Wspólnoty, które same się administrują najwięcej zyskują. Nie jest prawdą, że nie mogą wynegocjować dobrych cen ponieważ administratorzy nie mają wcale nic więcej do zaoferowania wykonawcom. Dla wykonawcy 1 czy 5 budynków nie robi różnicy w cenach, a z kolei u tzw. "dużych" adminów np. 50-100 budynków zaczyna się kompletnie pozbawiona fachowości wojna cenowa, którą wygrywa p.Józek, który tylko podpisuje protokoły.

Powodzenia w świecie administracji.

[ArtiFTD]